Počátky činnosti úseku dokumentace ve Slováckém muzeu mužeme klást do čtyřicátých let 20. století. Pozitivní i negativní fotografický materiál byl tehdy nakupován jako sbírkový fond. K prvním velmi kvalitním snímkům získaným do muzea byla kolekce fotografií Josefa Klvani, Břetislava Pračky, Josefa Dudeška a Viléma Červinky.

Shromážděný fotografický materiál ve formě fotek byl nalepován na tvrdé kartony a negativy ukládány do krabic. Přičiněním dr. Antonína Václavíka se od roku 1941 začalo postupně budovat dokumentační oddělení, kde se shromažďoval všechen negativní i pozitivní materiál. K systematickému uspořádání početné sbírky pozitivů a negativů, obsahujících fotky sbírkových předmětů, fotky z terénních výzkumů a výstav, ale i pohlednice, došlo až v roce 1957. Tento dokumentační materiál se začal třídit podle oborů a ke každému snímku byla vyhotovena karta. Hlavní pozornost byla zpočátku věnována především národopisu a historii, později se dokumentace začala orientovat i na archeologii a dějiny umění.

Na základě Směrnic pro správu, evidenci a ochranu sbírek v muzeích začíná v roce 1964 další etapa odborného vedení a zpracování fotodokumentačního materiálu a je jmenovám pracovník pro toto samostatné oddělení. Fotografický materiál je postupně zaevidovaný do přírůstkových knih a snímky jsou dále zpracovány do karet, které se třídí na základě vytvořeného systému. Základy tohoto systému se používají dodnes a systém se průběžně rozšiřuje a upravuje.

Výzkumná činnost prováděná všemi odbornými odděleními muzea dala základ k vybudování výzkumného rejstříku. Rovněž evidence sbírkových předmětů si vyžádala vytvoření přesné systematiky.

Dokumentační oddělení zpracovává od roku 1994 pozitivy i negativy počítačovou technikou, která umožňuje rychlý přehled a vyhledávání daných témat a snímků. Do současnosti je zpracováno asi 70 000 kusů pozitivního materiálu a stejné množství negativního materiálu.

Stejným způsobem eviduje a zpracovává dokumentační oddělení i diasnímky, video kazety, CD a DVD nosiče.

Moderní technické vybavení dokumentačního a fotografického oddělení umožňuje zachytit historii a současnost projevů každodenního života. Fotografie jsou cenným studijním materiálem pro badatele různých oborů, ale i zajímavým dokumentačním fondem pro širokou veřejnost.

Fotoarchiv je na požádání přístupný po celý rok a dále je vstup volný v rámci Dne muzeí a Dne památek.